Cum trebuie sa arate un e-mail

…chiar si cand ne grabim

Comunicarea scrisa in era digitala este destul de “dezbracata”… de orice indiciu ce ne-ar ajuta sa intelegem complet, clar si fara urma de indoiala un mesaj. Daca in discutii directe putem transmite un mesaj in mare parte prin limbajul non-verbal, in mesajele via e-mail lucrurile sunt ceva mai complicate.

Prefer e-mail-urile si reusesc de cele mai multe ori sa sincronizez tonul adresarii, continutul si obiectivul acestuia cu destinatarul. Au fost, totusi, situatii in care am constatat ca mesajul scris (desi nu aveam ceva de o importanta vitala de transmis) a fost citit altfel decat l-am intentionat, dandu-mi seama, ulterior, ca vinovate erau anumite neintelegeri ale clientului in privinta unor termeni specifici domeniului. In cazul acesta, rezolvarea a fost simpla, dar ce facem in situatiile in care greselile noastre in redactarea unui e-mail pot jigni iremediabil, ba chiar ne pot provoca adevarate conflicte la locul de munca sau din cauza carora putem pierde clienti?

Recunosc ca au fost cateva e-mail-uri din partea clientilor care m-au surprins in mare masura, si nu ma refer la informatia comunicata, ci la asezarea acesteia in e-mail si modalitatea de adresare. Au fost mesaje transmise telegrafic, fara introducere corespunzatoare, fara subiect, fara semnatura electronica, ba chiar fara comunicarea solicitarii (se atasa un document sau se transmitea un link solitar), in urma carora a trebuit sa imi invoc spiritul de detectiv pentru a reconstrui mesajul, dupa care sa ma asigur ca am inteles bine (pierdere de timp).

Fiecare canal de comunicare si-a dezvoltat, de-a lungul timpului, un protocol de adresare precum este cel folosit in convorbirile telefonice: incepem cu Buna, Salut etc. si incheiem cu La revedere, O zi buna etc. S-a format, si in comunicarea digitala, un ghid de scriere corecta, cu accent pe redactarea e-mail-urilor.

Printre cele mai importante aspecte de care trebuie sa se tina cont in redactarea unui e-mail, din punctul meu de vedere, sunt urmatoarele (excluzandu-le pe cele evidente precum subiectul si  corectitudinea gramaticala) :

  • Introducere/Salutul

Desi suna incredibil, multe e-mail-uri din sfera profesionala (si nu numai), nu contin, la un prim contact, o formula de introducere/salut, chiar si in comunicarea formala, nu doar intre colegii de departament, care poate fi ceva mai familiara.

Lipsa unei formule de salut/intampinare corespunzatoare poate fi perceputa ca semn al lipsei de maniere, respect ori consideratie, ceea ce poate plasa insasi relatia profesionala intr-un context negativ.

Folosind formule de intampinare (Buna, Salut, Buna ziua etc.) si incheiere adecvate personalizate in functie de mesaj (Multumesc, O zi buna, O zi frumoasa, Mult spor etc.) ne asiguram ca mesajele noastre sunt eficiente si nu sunt considerate SPAM.

Evitati folosirea formulei de incheiere ca element fix (oricare ar fi) in toate e-mail-urile trimise. De cele mai multe ori aceasta nu se potriveste cu mesajul principal, iar studiile au aratat ca e-mail-urile personalizate sunt considerabil mai eficiente in comunicare.

  • Font-urile, dimensiunea si culoarea lor

Va pun la dispozitie un exemplu de e-mail.

Wrong email

In mod evident este suparator ochilor si deturneaza atentia cititorului de la ideea principala a mesajului (sursa imagine hubpost.com).

In functie de continutul acestuia, de regula, nu este nevoie decat de un font profesional (arial, calibri-body sau times new roman, spre exemplu), de o singura dimensiune (12px) si  de o singura culoare lizibila (negru).

Pentru a “atasa” mesajului un sentiment anume (fericire, urgenta etc,) nu trebuie folosite emoticon-uri ori multe semne de punctuatie, precum 3-4 semne de exclamatie. Accentul pe anumite parti ale continutului se poate pune folosind bold-ul, underline-ul si italic-ul, insa nu in mod excesiv, intrucat putem inaspri tonul comunicarii.

Spre exemplu:

Buna tuturor

Sedinta anuntata pentru joia aceasta (18.06.2015) a fost reprogramata pentru vineri (19.06.2015), la aceeasi ora.

Va rog sa nu intarziati.

Ne vedem vineri

Multumesc/O dupa-masa frumoasa

  • Semnaturile

Samnatura de e-mail este unul dintre cele mai importante elemente de constructie a unui e-mail si nu trebuie sa aiba decat un scop: acela de a pune la dispozitia destinatarului datele de contact corecte ale expeditorului, intr-un design congruent cu identitatea vizuala. Se include, in formula finala, si logo-ul, insa in cod, nu ca atasament, intrucat imaginile pot fi considerate spam.

Evitati bolduirea si marirea nejustifica a numelui sau a functiei, disclaimer-ele lungi si mesajele de marketing, intrucat nu fac decat sa bruieze atentia cititorului de la mesajul principal sau chiar sa irite.

Pentru a afla si alte elemente de care ar trebui sa tineti cont in redactarea unui e-mail pentru a evita comunicarea defectuoasa, va recomand link-ul de mai jos.

How to Easily Write Better Emails [Infographic]

Denisa Migit – Sales & Marketing Manager @ WebArmada


Citeste si   Ce este SEO?[Infographic]

                    Cum ii evaluam pe ceilalti: Comentam, judecam sau oferim feed-back?

                    Cum scriem un titlu care sa atraga?

                    Analiza conflictului

septembrie 24, 2018
© WebArmada&reg. All rights reserved.